We kunnen deze blog wel beginnen met de bekende leus van de Belastingdienst: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. Boekhouden is waarschijnlijk het meest vervelende verplichte klusje waar ondernemers mee te maken krijgen. In deze blog leggen we je uit wat ‘boekhouden’ voor webshophouders precies inhoudt en hoe je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk kan maken. Hint: automatiseren. 

Wat is boekhouden? 

Boekhouden is het verwerken van de financiële administratie. De financiële administratie bestaat uit inkomsten en uitgaven. 

Bij het bijhouden van inkomsten horen het maken van facturen, het versturen van facturen en het innen van betalingen. Het bijhouden van de uitgaven doe je met bankafschriften, bonnetjes en eventueel een inkoopboek.

Boekhouden doe je ook voor jezelf 

Je bent als ondernemer wettelijk verplicht je boekhouding bij te houden, want je moet je inkomsten en uitgaven exact aan de Belastingdienst kunnen melden. Dit is de belastingaangifte. 

De boekhouding is voor jou als ondernemer minstens zo belangrijk: het geeft je inzicht in de financiële gezondheid van je webshop. Met dat inzicht weet jij precies wanneer je een medewerker kunt aannemen, je webshop kunt uitbreiden met een extra productcategorie of juist rustig aan moet doen met inkopen, omdat je cashflow niet zo positief is als je zou willen. 

Ieder kwartaal doe je de btw-aangifte. Door je inkomsten en uitgaven bij te houden, weet je precies hoeveel btw je moet afdragen aan de Belastingdienst. Eens per jaar doe je de inkomstenbelasting. Hiervoor heb je niet alleen een overzicht van je inkomsten en uitgaven nodig, maar ook een begin- en eindbalans en een winst- en verliesrekening. Deze samen noemen we de jaarrekening. 

Ben je zzp’er? Dan blijft het bij de btw-aangifte en inkomstenbelasting, maar als je webshop een rechtspersoon is (of te wel, als je webshop bij de KvK staat ingeschreven als een bv, nv of stichting) dan moet je ook vennootschapsbelasting betalen. Dit is belasting die je betaalt over de winst van je bedrijf. Net als bij de inkomstenbelasting heb je voor de vennootschapsbelasting ook de begin- en eindbalans en winst- en verliesrekening nodig. Als bv, nv of stichting moet je de jaarrekening ook aanleveren bij de KvK.

‘Tijd is geld’

Boekhouden staat niet alleen bekend als een verplicht en vervelend klusje. Boekhouden wordt ook gezien als tijdrovende bezigheidstherapie. En afhankelijk van het aantal facturen dat je per maand verstuurt, kan het aantal uur dat je met je boekhouding bezig bent inderdaad aardig oplopen.

Gelukkig gaat het versturen van facturen bij de meeste webshops automatisch. Vaak wordt dit gefaciliteerd door de webshop-software. Vervolgens zit jij als webshophouder ieder kwartaal met een stapel facturen en bankafschriften urenlang te ploeteren op je btw-aangifte.

Ieder kwartaal: de btw-aangifte 

Je maakt in eerste instantie een overzicht van je inkomsten. Dit doe je door een lijst te maken van de facturen die je verstuurd hebt. Achter de factuurnummers zet je de factuurdatum en drie bedragen: het volledige factuur bedrag, het bedrag exclusief btw en de btw zelf. 

Je maakt ook een overzicht van je uitgaven. Dit doe je door een lijst te maken van alle bonnetjes die je hebt verzameld. Daarachter zet je wederom de drie bedragen: het bedrag dat je betaald hebt, het bedrag exclusief btw en de btw zelf. 

Met deze informatie doe je de btw-aangifte bij de Belastingdienst. 

Ieder jaar: de inkomstenbelasting

De inkomstenbelasting is nog veel meer werk. Als ondernemer doe je namelijk aangifte in twee delen: je privédeel (daar gaan we nu niet op in) en het zakelijke deel. Het zakelijke deel bestaat uit de eerder genoemde winst- en verliesrekening (met daarop de inkomsten en kosten van het afgelopen jaar) en de balans (een overzicht van de bezittingen en schulden van je bedrijf). 

De cijfers op je winst- en verliesrekening

  • Opbrengsten: die bereken je met alle verkoopfacturen, waarbij je de omzet exclusief btw gebruikt. 
  • Inkoopkosten: deze bereken je je met de inkoopfacturen van je leveranciers. 
  • Afschrijvingen: het totaalbedrag dat je het afgelopen jaar hebt afgeschreven op je bedrijfsmiddelen. 
  • Bedrijfskosten: deze bereken je met de facturen en bonnen.
  • Financiële baten en lasten: rente, leningkosten, notariskosten, en dergelijke. 
  • Buitengewone baten en lastgen: de bijtelling voor je auto bijvoorbeeld.

De cijfers op je balans 

  • Vaste activa: de waarde van je bedrijfsmiddelen en de bedragen die je hebt uitgeleend. 
  • Voorraden: de waarde van de zaken die je (al dan niet bewerkt) verkoopt. 
  • Vorderingen: openstaande verkoopfacturen en eventueel btw die je nog terugkrijgt. 
  • Liquide middelen: het saldo op je bankrekening. 
  • Ondernemersvermogen: het eigen vermogen van je bedrijf, plus reserves, op 1 januari en 31 december van het afgelopen jaar. 
  • Voorzieningen: bedragen die je hebt gereserveerd, bijvoorbeeld om je klanten garantie te kunnen geven. 
  • Langlopende schulden: bedragen die je hebt geleend bij de bank, familie of vrienden met een looptijd langer dan 1 jaar. 
  • Kortlopende schulden: openstaande facturen van leveranciers en belasting die je nog moet betalen. 

Op basis van de cijfers die jij bij de Belastingdienst aanlevert, wordt er bepaald hoeveel inkomstenbelasting jij moet betalen. 

Tijd (en geld) besparen met een boekhoudprogramma

Het is inmiddels wel duidelijk dat ‘de boekhouding doen’ niet gemakkelijk is, tijd kost en je absoluut geen fouten wilt maken. Zou dat ook anders kunnen? 

Gelukkig wel! Een boekhoudprogramma maakt het makkelijker. Ook de Belastingdienst staat positief tegenover het gebruik van een boekhoudprogramma. In een boekhoudprogramma  staan alle zakelijke gegevens netjes geordend en heb je automatisch een winst- en verliesrekening en balans van je bedrijf. Deze gegevens neem je gewoon over wanneer je de belastingaangifte doet. Kind kan de was doen? Webshophouder kan de boekhouding doen! 

Er zijn ontzettend veel boekhoudprogramma’s op de markt die jou tijd (en geld) besparen. Een deel van deze boekhoudprogramma’s is speciaal geschikt voor webshophouders: o.a. Moneybird, Exact Online, SnelStart en E-boekhouden.nl. In onze blog Wat is het beste boekhoudpakket voor mijn webshop? lees je hier meer over.

Je boekhouding automatiseren

Met een boekhoudprogramma alleen, ben je er nog niet helemaal. Ja, je hebt een financieel overzicht, maar nóg handiger is het als de cijfers uit je webshop automatisch in je boekhoudprogramma worden overgenomen. Dit kun je dan ook automatiseren. De voordelen? Het bespaart een hoop tijd, want je hoeft niet langer handmatig allerlei bedragen over te typen. Dat brengt ons op het tweede voordeel: doordat de cijfers automatisch worden overgenomen, is de kans op fouten nihil. 
Je kunt je boekhouding automatiseren door je webshop-software te koppelen aan je boekhoudprogramma. Dat doe je bijvoorbeeld met een koppeling van Combidesk. Vanaf nu doe jij je btw- en belastingaangifte foutloos en in no time. Zo houd jij tijd over om nog meer te verkopen.