Nieuw jaar, nieuwe ronde, nieuwe kansen. Ook voor administratiekantoren. In 2020 zagen we nog opvallend veel schoenendozen met bonnetjes, ordners met kasboeken en fysieke archieven voorbij komen. Daar moet verandering in komen. ‘Van cijfers inkloppen naar adviseren’ is het devies. Het administratiekantoor van de toekomst werkt digitaal en is deels geautomatiseerd. Met alle gevolgen van dien (en die zijn positief!). Dit is hoe het administratiekantoor van de toekomst werkt.

Digitaal werken is niet weggelegd voor de grote jongens alleen. Juist niet. En zeker niet in tijden van een pandemie. In 2021 kun je er niet langer onderuit, want de volksgezondheid is in gevaar. Thuiswerken is de norm en daar komt ook een stukje digitalisering bij kijken. Niet altijd gemakkelijk, maar wel noodzakelijk. 

Ook de brancheorganisaties adviseren een geautomatiseerd werkproces. Niet alleen vanwege de pandemie, maar vooral omdat zoveel mogelijk digitaal werken tegenwoordig verwacht wordt: “Zodat u mee kunt met de belangrijkste brancheontwikkeling: van cijfers inkloppen naar adviseren.”

De weg is vrijgemaakt 

Tien, misschien al wel twintig jaar geleden waren ordners, (handgeschreven) kasboeken en een groot archief met daarin de volledige administratie van al je klanten de norm. Met de komst van het internet is daar verandering in gekomen: steeds meer bedrijven willen hun administratie gedigitaliseerd zien – net als hun andere werkprocessen. 

Er waren administratiekantoren die zich direct op de digitale boekhoudpakketten stortten. Zij probeerden alles uit. Wat werkt wel, en wat niet? En gaven feedback aan de markt. Dit beperkte zich niet tot boekhoudpakketten waarmee die primaire processen als btw-aangifte en salarisadministratie gedigitaliseerd werden. Ook secundaire processen als koppelingen tussen het CRM en boekhoudpakket werden getest. De administratiekantoren die vandaag de dag volledig digitaal werken, zou je ‘koplopers’ kunnen noemen. Zij maakten de weg vrij voor alle anderen met uitermate geschikte (en veilige!) software als resultaat.

Werk jij nog met Excel? Dan kun je nu met een gerust hart digitaliseren. En dat lijkt verstandig; blijkt uit het feit dat één van de brancheorganisaties (NOAB) hiervoor zelfs een compleet programma (NOAB Next) heeft ontwikkeld om IT en processen op het kantoor te optimaliseren en zoveel mogelijk te automatiseren. NOAB ziet dit als een basisvoorwaarde voor kantoren om verder te kunnen groeien in hun nieuwe rol.

Digitalisering geeft bestaansrecht 

Handmatig werken heeft twee grote nadelen in vergelijking met digitale en geautomatiseerde processen: het kost tijd. Heel veel tijd. Ook ligt het maken van fouten op de loer. De techniek is dusdanig slimmer dan de mens, dat niemand kan stellen dat hij of zij beter werk aflevert dan een computer.

Misschien werkte handmatig werken voor jou heel goed de afgelopen jaren, en wil je dat blijven doen. Dat begrijpen we wel. Verandering is spannend. Maar we moeten ook eerlijk zijn: er komt een moment dat je digitalisering (en automatisering) niet langer uit kan stellen. Net als Netflix een einde maakte aan de vertrouwde videotheek, hebben gedigitaliseerde administratiekantoren de toekomst in handen.

Digitaliseren en automatiseren staat gelijk aan besparen. Dit is dan ook het grote voordeel: de besparing van manuren is ongeëvenaard. Dat betekent in de praktijk dat de boekhouding van je klanten continu up-to-date is. Continu, op ieder moment van de dag inzicht in de financiële situatie. Dat is nog eens een verschil met voorheen, toen de boekhouding eens per maand of kwartaal bijgewerkt werd! 

De tijd die digitalisering en automatisering je opleveren, kun je weer stoppen in het nadenken over je toekomststrategie, je eigen team en je klanten. Het geeft je de tijd en ruimte om een stapje extra te zetten voor je klanten en hen niet alleen van een cijfers, maar van gedegen advies te kunnen voorzien. Dáár kun jij het verschil maken: Het gros van het mkb is nog niet gedigitaliseerd, zij hebben nauwelijks inzicht in de verhouding tussen loon- en materiaalkosten bijvoorbeeld. Door jouw klanten inzicht te geven, geef je hen ook een toekomst. En dát is de reden om je bedrijfsprocessen te automatiseren. Je behoudt je klanten en kunt ze beter bedienen. Met dat doel voor ogen, heb je jezelf van bestaansrecht verzekerd. 

Boekhoudpakketten voor administratiekantoren

Dankzij al die koplopers van de afgelopen jaren, zijn er inmiddels legio boekhoudpakketten op de markt. Stuk voor stuk geschikt voor de administratie van mkb-bedrijven. 

  • Exact Online
  • AFAS
  • Moneybird
  • SnelStart
  • e-Boekhouden
  • Twinfield
  • Visma eAccounting
  • King
  • Informer
  • Minox
  • Asperion
  • Reeleezee
  • Yuki
  • Unit4

Maar welke past nou het best bij jou, jullie kantoor en jullie klanten? Later deze maand publiceren we een overzicht van alle relevante mkb-software. Inclusief beoordeling van experts en gebruikers. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en je ontvangt het overzicht automatisch per mail.