Laten we bij het begin beginnen: waarom heb je überhaupt een boekhoudpakket voor je webshop nodig? 

Net als iedere andere ondernemer moet jij als webshophouder ieder kwartaal btw-aangifte doen. Met een handjevol orders per maand is dit klusje nog prima handmatig te klaren, in de meeste webshopsoftware zit ook wel een rapportagefunctionaliteit waarin je je omzet en btw inzichtelijk kan maken voor de Belastingdienst.

Als het aantal orders oploopt, wordt het een stukje lastiger. Hoe krijg je inzichtelijk wat je omzet is, welke en hoeveel btw je moet afdragen en hoe leg je dat vast?

Excel is niet lang houdbaar

Excel lijkt in eerste instantie een prima oplossing. Zeker als je je weg weet te vinden in dit programma, kun je heel gemakkelijk de benodigde spreadsheets optuigen en je boekhouding in bijhouden. 

Een grote tekortkoming is het feit dat Excel geen directe koppeling heeft met de andere bronnen van informatie: de orderinformatie in je webshop of je bijschrijvingen op je bankrekening bijvoorbeeld. Ook zal Excel je nooit herinneren aan een nog openstaande factuur. Dit moet dus allemaal met de hand en dan kan er behoorlijk wat tijd (en dus geld) in gaan zitten. Om over de foutgevoeligheid van deze werkwijze nog maar niet te spreken…

Vanaf enkele tientallen orders per maand, ben je al gauw het overzicht in je administratie kwijt. Bovendien kost het je ook uren tijd om alle financiële informatie op de verschillende plekken bij te werken. Een boekhoudpakket is dan onmisbaar. 

De voordelen van een boekhoudpakket voor webshophouders

→ Automatische btw-aangifte 

→ Realtime inzicht in je administratie

→ Facturatie en boekhouding in één

→ Herinneringen aan openstaande facturen

Overtuigd? Mooi. Dan is het tijd voor de hamvraag.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een boekhoudpakket voor je webshop?

De hamvraag: Wat is het beste boekhoudpakket voor je webshop? Die vraag beantwoorden we met de wedervraag: Welke webshopsoftware gebruik je? En wat vind je belangrijk aan een boekhoudpakket?

De juiste webshopsoftware

De meest gebruikte webshopsoftware is CCV Shop, Lightspeed, Mijnwebwinkel en Shopify. WooCommerce (een WordPress plugin), Magento, Shopware en PrestaShop zijn bekende open source platformen. We gaan er in ons advies vanuit dat je een van deze softwarepakketten gebruikt zodat je het überhaupt kunt koppelen aan een boekhoudpakket en we beperken ons tot de webgebaseerde platformen.

Wel of geen facturatiemodule?

Verstuur je naast je webshop ook losse facturen? Dan is het handig om een boekhoudpakket met een facturatiemodule te kiezen, zodat je ook losse facturen kunt maken (in de winkel) en deze mee worden genomen in de boekhouding. 

Bankkoppeling

Zonder koppeling met je zakelijke rekening ben je alsnog veel tijd kwijt met het bijhouden van je administratie, dus kies een boekhoudpakket met een koppeling bij jouw bank. 

De betaalprovider

Welke betaalprovider, ook wel payment service provider genoemd, gebruik je? Zijn er integraties met deze partij beschikbaar? De meeste webshopsoftware is gekoppeld aan betaalprovider Mollie. Ideaal als je je klanten verschillende betaalmogelijkheden wilt bieden, zoals iDEAL of creditcard. 

Het beste boekhoudpakket voor webshophouders

Het moge duidelijk zijn: je moet aan heel veel dingen denken. Laat dit je niet uit het veld slaan! Dit voorbeeld geeft inzicht. 

Stel, je hebt een webshop bij Shopify of Lightspeed, waar de betalingen via de betaalprovider Mollie lopen, en je boekhouding doe je met Moneybird. Je hebt een zakelijke rekening bij de ING Bank.

Schematisch weergegeven, verloopt het proces van order in je webshop tot bank en belastingaangifte als volgt: 

  1. Klant doet order in je Shopify webshop en betaalt via iDeal, mede mogelijk gemaakt door betaalprovider Mollie.
  1. De order en daarbij behorende factuur komen in je boekhoudpakket Moneybird te staan. 
  1. De klant heeft betaald en het geld staat op de rekening van de Mollie. Zij maken het geld over naar jouw zakelijke rekening bij de ING Bank. 
  1. Moneybird ziet de bijschrijving binnenkomen en markeert de openstaande factuur als ‘betaald’.

Jij hoeft in dit hele proces dus niets te doen: je boekhouding wordt automatisch gesynchroniseerd. Moneybird doet naderhand zelfs de btw- en belastingaangifte voor je! 

Boekhouden zonder gedoe

Heb je dus geen zin in gedoe, wil je het risico op fouten verlagen en tijd besparen? Dan is een boekhoudpakket echt wel aan te raden. Dit is onze top vier:

1 Moneybird 

Te koppelen met een webshop van Lightspeed, CCV Shop, Magento, Mijnwebwinkel, WooCommerce en Shopify

2 Exact Online

Te koppelen met een webshop van WooCommerce, Lightspeed, Shopify en CCV Shop.

3 SnelStart

Te koppelen met een webshop van CCV Shop en Lightspeed

4 E-boekhouden.nl 

Te koppelen met een webshop van Mijnwebwinkel.

Een koppeling tussen je boekhoudpakket en webshop: een wereld van verschil

De administratie kan echt zo weinig werk zijn als bovenstaand schema impliceert. Maar wat als je het toch met de hand wil doen en geen gebruik wil maken van koppelingen tussen je webshop en boekhoudpakket? 

Dan moet je iedere maand een zogeheten MT940-bestand downloaden. Dit doe je via de bij- en afschrijvingen van je bankrekening. Het bestand ziet eruit als een Excel-spreadsheet met daarin een lijst van betalingen. Deze lijst upload je vervolgens in Moneybird. Daarna moet je handmatig nagaan of de orders, betalingen en het lijstje met bijschrijvingen op je bankrekening overeenkomen. Alleen dan weet je of je al het geld daadwerkelijk ontvangen hebt. En dan zijn we nog niet eens bij het doen van de btw- en belastingaangifte… 

“Laat maar.” 

Inderdaad. Wil je je focussen op het verkopen van jouw producten? Kies dan voor een boekhoudpakket dat je werk uit handen neemt. Kies voor een boekhoudpakket dat je met een koppeling van Combidesk kan koppelen aan je webshopsoftware en dan kun jij gewoon doen waar jij goed in bent.