“We zijn in 2008 begonnen als zoekmachinemarketingbureau, maar tegenwoordig doen we ook betaalde campagnes via Google en e-mailmarketing. Eigenlijk doen we alles wat met inbound marketing te maken heeft”, begint Dennis, eigenaar van marketingbureau Webiteers. Hij zegde in 2008 zijn baan op om met collega Michel op eigen voet verder te gaan. “SEO was destijds een ‘technisch trucje’. Dat kon beter door met content in te spelen op de klantbehoefte.” Dit is hoe en waarom Dennis zijn business-software koppelde aan zijn facturatiesoftware.

Webiteers ligt in het verlengde van de opleiding tot kantoorautomatiseerder die Dennis jaren geleden deed: “De combinatie van marketing en techniek spreekt me aan. Het automatiseren en inrichten van (ICT-)processen. Mijn interesses komen perfect samen in de hedendaagse marketing.” 

Niet zo gek ook dat Webiteers zich niet profileert als creatieve partij, maar als adviseur op het gebied van marketing, sales en techniek: Hoe zet je marketing in en hoe genereer je leads? Hoe doe je dat zo efficiënt mogelijk en met welke tools? En hoe betrek je Sales in dit spel? 

Projectmanagement en andere tools 

De doorgroei van zoekmachinemarketingbureau naar growth agency is organisch gegaan, maar organisatorisch had het behoorlijk wat voeten in de aarde. Dennis: “We werken nu compleet anders dan een aantal jaar geleden. Toen had iedereen zijn eigen klanten. Nu werken we veel meer in projectteams. Ook op het gebied van software moet je dan de projecten met elkaar zien te managen.” 

“Onderaan de streep worden we vaak per uur betaald, per maand of op projectbasis. Voor sommige diensten of oplossingen hebben we vaste prijzen. Voor het registreren van opdrachten, het plannen van de capaciteit (uren) en de uiteindelijke werkzaamheden binnen deze samenwerking met klanten hadden we verschillende tools. Dat begon uiteindelijk tegen ons te werken. We moesten administratie doen in meerdere tools, waaronder facturatie. Veel handwerk dus.” 

De niet-gekoppelde toolset

  • Urenregistratie: Harvest
  • Projectmanagement: Basecamp, Asana, Trello, Slack, systemen van klanten… 
  • Facturatie: Snelstart
  • Boekhouding: Snelstart
  • CRM: HubSpot 

Tientallen declarabele maar niet-gefactureerde uren 

“Er ging met al die verschillende tools natuurlijk wel eens iets mis. Als we buiten de afspraken om een extra opdracht voor een klant deden, moest dat ook apart gefactureerd worden. Die uren vielen regelmatig tussen de wal en het schip. Zo zijn we echt wel wat omzet misgelopen.” 

De oplossing: Simplicate en SnelStart 

“De ultieme oplossing was Simplicate. Software voor zakelijke dienstverleners. En dit programma hebben we met een koppeling van Combidesk gekoppeld aan ons boekhoudpakket SnelStart.” 

In Simplicate staan nu de klanten en projecten, worden de uren en capaciteit van het team bijgehouden en op de juiste manier gefactureerd. Allemaal vanuit één omgeving. Dankzij de koppeling met SnelStart is de boekhouding continu up-to-date en heeft Dennis altijd inzicht in zijn financiële administratie. Geen overbodige luxe voor een ondernemer. 

Het resultaat van gekoppelde software

“We sturen geen honderden facturen per maand, maar als je elke keer handmatig alle gedane werkzaamheden en uren moet controleren, vervolgens de facturen handmatig moet aanmaken en versturen, dan gaat daar onbewust toch een hoop tijd aan verloren. Eerst moest ik informatie uit drie, soms wel vier tools bij elkaar sprokkelen, en dan had ik alleen nog maar gefactureerd en niet mijn boekhouding bijgewerkt. Nu staan mijn facturen klaar in Simplicate en met de koppeling van Combidesk worden ze geïmporteerd in SnelStart. Dit scheelt mij op alle facturatiemomenten 4-8 uur werk.” 

“Het mooie van de koppeling is dat betalingen ook in Simplicate verwerkt worden. Ook de opvolging is daardoor een stuk efficiënter geworden. Als een klant te laat betaalt, dan zien we dat meteen en kunnen we hem automatisch een betaalherinnering sturen.” 

De nieuwe, geoptimaliseerde en gekoppelde toolset: 

  • CRM + facturatie + projectmanagement + urenregistratie: Simplicate
  • Boekhouding: SnelStart

“Met de komst van API’s bij alle moderne software wordt het steeds gebruikelijker en eenvoudiger om deze aan elkaar te koppelen. Ik kan me daarom goed voorstellen dat we in de toekomst Combidesk ook voor andere toepassingen gebruiken, want wie zit er nou te wachten op dubbel werk op het gebied van (project) administratie?” 

“Wij gebruiken HubSpot als marketing automation tool. Synchronisatie van data tussen HubSpot en Simplicate zou in de toekomst waardevol kunnen zijn voor ons als organisatie. Als Combidesk zich blijft ontwikkelen zoals ze nu doen, dan gaan we daar zeker meer gebruik van maken.


Wie: Dennis Sievers

Wat: Founder van marketingbureau Webiteers

Waar: Hengelo 

Wanneer: sinds 2008

Welke: voornamelijk actief in technisch/ICT- financiële en medische sector en de maakindustrie. B2B-bedrijven met een omvangrijke en complexe klantreis.

Hoeveel: een team van 4

Dennis (37) is een nuchtere ondernemer uit Twente. Samen met een collega richtte hij in 2008 Webiteers op: “Zoekmachinemarketing kon je vroeger misschien automatiseren en optimaliseren zonder tussenkomst van mensen, maar dat is niet meer zo. Wij wilden het anders, beter doen.” Daar is hij maar wat druk mee. Toch draait lang niet álles om werk. Dennis heeft een gezin met twee kinderen (8 en 6) en in zijn vrije tijd zoekt hij graag de gezelligheid van familie en vrienden op. Als hij dan nog tijd en energie over heeft, gaat hij sporten.